Cuando un cliente nos pide que organicemos un evento, desde el punto de vista de comunicación, una de las primeras cuestiones que nos planteamos antes de definir la estrategia es qué se va a comunicar y cuál es el objetivo.

La importancia de la comunicación de un evento en la actualidad es vital, ya que sin una estrategia correcta de comunicación nuestro evento no tendrá el impacto deseado. Dicha estrategia aportará valor añadido y dispondrá de un plan de comunicación en el que se atenderán las necesidades específicas y globales del evento o la marca en cuestión.

Si la semana pasada hablábamos en el blog de las 10 claves para organizar un congreso, hoy profundizamos en una de ellas: la estrategia de comunicación, concretamente, hablamos de la comunicación digital.

La estrategia de comunicación digital en un evento

Actualmente, son muchas las posibilidades que ofrece el mundo online. Internet se ha convertido en una de las herramientas de comunicación más importantes y utilizadas en todo el mundogracias a las posibilidades de participación e interactividad que ofrece. A continuación, enumeramos distintos canales y herramientas que deberías tener en cuenta para desarrollar una buena estrategia de comunicación digital de cara al evento que estés organizando.

• Web. Cada vez resulta más interesante y usual la creación de una página web exclusiva para el evento. Los asistentes o potenciales asistentes consultarán dicho lugar para ampliar toda la información que reciben. Además de la información referente al evento (programa, ponentes, actividades previstas, horario, información sobre patrocinadores, ubicación, contacto…), la página web deberá permitir la inscripción online y el pago virtual con tarjeta de crédito, PayPal u otras modalidades de pago seguro en internet. Y, por último, contener un enlace directo a las redes sociales en las que tengas presencia.

• Redes Sociales. Actualmente si no estás en las redes sociales “no existes”. En un mundo en el que todos nuestros clientes, proveedores y stakeholders están interconectados no podemos dejar de participar de forma activa en las redes sociales, también para comunicar cada uno de los mensajes que queramos lanzar a nuestro target sobre el evento.

Las redes sociales más utilizadas y con mayor potencial en la actualidad son Twitter, Facebook, LinkedIn e Instagram, sin embargo, debemos tener en cuenta las características del evento que estamos organizando, de nuestro sector y del público al que nos dirigimos a la hora de determinar en cuál de ellas estaremos presentes. No tenemos por qué estar en todas, solamente en las que se consideren las óptimas y nos ayuden a contribuir en la consecución de los objetivos fijados.

En el caso de Twitter resulta interesante la creación de un hashtag a través del cual se pueda dar visibilidad al evento antes, durante y después de que tenga lugar. El objetivo es que cada una de las personas que comparta una publicación referente al mismo haga uso de dichos hashtags, lo que nos permitirá un mayor alcance y seguimiento.

• Publicidad pagada. Si cuentas con algo de presupuesto, la publicidad pagada también puede ser un gran aliado. Puedes realizar campaña de pago en una o varias de las redes sociales en las que tengas presencia con tu evento, lo que te permitirá llegar de forma segmentada a tu público objetivo y conseguir un mayor alcance.

• Influencers. Con la proliferación de las redes sociales apareció la figura de los influencers. Se trata de líderes de opinión sobre una temática en particular que cuentan con gran credibilidad. La influencia sobre sus seguidores puede llegar a ser “inimaginable” lo cual también te ayudará positivamente a dar difusión a tu evento.

• Email marketing. Si cuentas con una buena base de datos, el email marketing puede ser una herramienta muy eficiente en la estrategia de comunicación digital ya que puede resultar muy eficiente a un coste muy bajo o prácticamente nulo.

Aunque puede resultar un clásico, el correo electrónico es uno de los medios que mejor ROI ofrece, si no el que más, y te permite llegar de manera directa a la bandeja de entrada de tu público objetivo de forma segmentada. Crear una campaña de email marketing no te llevará mucho tiempo y, sin embargo, puede aportarte buenos resultados.

Además, si consigues llegar a acuerdos y colaboraciones con otras empresas, tendrás la posibilidad de que estas realicen envíos con información sobre tu evento, invitación, descuentos exclusivos, etc. a sus bases de datos, lo que te permitirá llegar a un mayor número de personas.

• Partners. Tener aliados siempre es un buen recurso que nos ayudará a conseguir nuestros objetivos. Por ello, llegar a diferentes acuerdos y colaboraciones con empresas cuya visión y estrategia se alinean tanto con la de tu empresa como con la del evento que estás organizando, resulta de gran importancia. De esta manera, conseguimos que los canales de difusión se multipliquen y crezca de manera exponencial el target al que seremos capaces de llegar.

¡Listo! Ya cuentas con todas las claves para que el evento sea todo un éxito gracias a una estrategia de comunicación digital efectiva. Aplicar estas técnicas generará engagement antes, durante y después del evento y mejorará el alcance, mensaje y difusión.