El espacio que elegimos para celebrar un evento es la primera y mayor imagen que tienen nuestros invitados de él. En muchas ocasiones, quizá por falta de tiempo, tomamos la decisión basándonos en un solo factor, la capacidad. Sin embargo, son muchos los elementos a tener en cuenta:

• En primer lugar, debe ser un espacio que este alineado con la imagen de nuestro cliente, ¿qué es lo que se quiere proyectar? ¿elegancia? ¿modernidad? ¿sencillez? El lugar de celebración debe estar vinculado directamente con el objetivo final y tener un tono acorde con el del evento.

• Las nuevas tecnologías no son una opción. Todo gran proyecto va acompañado de impresionantes proyecciones, sonidos envolventes e incluso hologramas. Que el espacio elegido cuente con los medios técnicos necesarios puede facilitar mucho el montaje y ahorrar costes, es más, habitualmente los medios técnicos y la tecnología con la que cuente el espacio determinan la viabilidad del evento.

• Cada acontecimiento tiene unas particularidades, y son las características del espacio las que facilitaran que se cumplan todas. La luz natural, la wifi, la cocina, techos altos son algunos de los requerimientos que puede haber. Son muchos los elementos que pueden afectar al montaje de un evento, y que en ocasiones son imprescindibles. Por ejemplo, si va a haber una proyección no puede haber mucha luz o si se contará con un espectáculo aéreo serán necesarios techos altos.

• La ubicación del espacio determinará, en muchos casos, la asistencia. Más allá de apoyar a la imagen (la percepción será diferente si se celebra un evento en el campo o en el centro de la ciudad), los asistentes han de poder acudir de manera sencilla. Hay que tener en cuenta la hora y la fecha de celebración. Si son las fiestas de un pueblo esos días y hemos escogido un espacio allí puede suponer una complicación en temas de acceso, control y seguridad. Si la celebración es en el centro de una ciudad y comienza en hora punta es probable que los asistentes se retrasen.

• La personalización de los espacios es imprescindible. A pesar de haber elegido el espacio adecuado, siempre se ha de decorar e incorporar el mobiliario necesario. Por eso, es muy importante que los accesos del lugar sean apropiados, que las puertas sean suficientemente grandes y que tengan preferiblemente una zona de carga y descarga.

• El clima es un factor que afecta claramente y que no siempre es predecible. Por eso, si el evento se celebrará en el exterior, el lugar debería contar con una alternativa o poderse adaptar a las condiciones climatológicas.

• Por último, es primordial que el espacio esté adaptado a personas discapacitadas.

En definitiva, no hay un espacio perfecto, sino una elección acertada. Es el espacio el que debe adaptarse a las características de cada evento convirtiéndose en ese lugar especial que hará triunfar nuestro evento. En Madison Agency podemos ayudarte a encontrar el espacio ideal para tu evento.