Aprovechar el buen tiempo para organizar un evento al aire libre es una de las mejores opciones para dar a conocer tu empresa, además, está comprobado que el buen tiempo favorece la participación de los asistentes.

La planificación en estas fechas ofrece nuevas y creativas posibilidades que contribuirán a que tu evento sea un éxito. A continuación, te contamos las clavesque debes tener en cuenta si quieres triunfar entre tus invitados y que disfruten de una experiencia memorable:

  • Cuando celebrar el evento. Decidir cuando vas a celebrar el evento y si será de día o de noche es una de las primeras decisiones que debes tomar, ya que de ello dependen muchas de las acciones posteriores. En verano suele haber numerosos eventos por lo que debes asegurarte que tu evento no coincida con ningún otro acontecimiento de relevancia, al menos para tu público.

 

  • Ten en cuenta el tiempo y prepara un “plan B”. Las tormentas de verano o los más de 40 grados a la sombra son problemas habituales y lo peor es que llegan sin avisar. Aunque suena como algo muy básico, es fundamental que cuando planifiques tu evento prepares un plan de respaldo por si las condiciones meteorológicas deciden arruinarte el plan inicial. Además, si mantienes informados a tus invitados de este segundo plan, transmitirás una confianza extra.
  • Selecciona una ubicación con espacios exteriores e interiores. Las terrazas y azoteas siguen siendo las reinas indiscutibles de los eventos de verano. No obstante, lo ideal es que a la hora de elegir el espacio valores que cuente con un espacio interior en el que poder adaptar el evento en el caso de que, por alguna razón, no se pudiera celebrar en el exterior.

 

  • Acompaña el evento de una buena decoración. La decoración y la ambientación del espacio es la primera forma de sorprender a los asistentes. La primera impresión siempre cuenta el doble, así que nunca debes dejar este punto a la improvisación, prepáralo con tiempo y acorde a la temática del evento.
  • Ilumina los espacios y caminos. La iluminación también forma parte de la decoración. Pero no solo eso, también es importante para la seguridad de tus invitados. Si tu evento es de noche puedes recurrir a velas y antorchas que den un punto de calidez, pero debes asegurarte de distintos aspectos, como por ejemplo, que resisten al viento y no se caen fácilmente.

 

  • Seguridad y preocupaciones del verano. Durante esta época con las altas temperaturas aumentan las posibilidades de sufrir golpes de calor, mareos, fatiga… Aunque parezca una obviedad, asegúrate de que los asistentes disponen de agua en todo momento. Incluso, no estaría de más, contar con protectores solares y disponer de servicios de emergencia por si fuese necesario.

 

  • Adapta el catering. Este punto es realmente importante y la elección de los alimentos y bebidas que ofrecerás no debes hacerla al azar. No olvides tener en cuenta que durante el verano, con el calor, algunos alimentos tienden a estropearse y pueden llegar a ser peligrosos para la salud, como es el caso, por ejemplo, del huevo. Ten en cuenta también las alergias e intolerancias y valora la posibilidad de ofrecer cócteles refrescantes además de los típicos refrescos, zumos, vinos o cerveza.

 

  • Aumenta la comodidad de los asistentes. Es sencillo y marcará la diferencia. Asegúrate de garantizar espacios de sombra que protejan del calor y del sol abrasador del verano, dispón de ventiladores o equipos de aire acondicionado, velas de citronela para evitar la presencia de insectos, etc. En caso de que el evento sea de noche, proporciona mantas por si fuese una noche fría.

 

  • El networking no se detiene en verano. El verano también puede ser un buen momento para participar en una actividad de networking al aire libre. Te dejamos algunas ideas que puedes poner en práctica con tus invitados:

          – Kayak o piragüismo por equipos
          – Paintball
          – Excursiones turísticas
          – Gymkhana

  • Regala obsequios prácticos. Mantener a los asistentes cómodos durante todo el evento es fundamental, por ello, es interesante incluir algunos artículos prácticos como regalos. El presupuesto del que dispongas condicionará este punto, pero los pequeños ventiladores portátiles o los repelentes de insectos y abanicos, pueden ser una buena opción.

En conclusión, a los asistentes les encantará haber acudido a tu evento si consigues seguir aspectos como éstos anteriores. Sé creativo, incluye detalles originales, cuida la ubicación y organiza actividades estimulantes, seguro que de esta manera, no querrán faltar a ningún evento que organices ¡Suerte!