De médicos especialistas, de abogados, de profesores, de automóviles… Numerosas ciudades de nuestro país han experimentado en los últimos años un crecimiento de la celebración de congresos. Profesionales o representantes de un determinado sector se reúnen para discutir sobre diversas temáticas relacionadas con su actividad profesional e intercambiar las últimas tendencias y estudios.
Un congreso no es un evento cualquiera. Organizarlo supone un proceso complejo que requiere mucho tiempo, además de mucha creatividad, proactividad y eficiencia. Una excelente capacidad de coordinación y buenas dotes comunicativas son también cualidades esenciales.
Esta semana te contamos cuáles son algunas de las claves sobre cómo organizar con éxito un congreso.
Coordinar equipos. En el proceso de organización del congreso trabajan varios equipos de diversas disciplinas: producción, comercial, comunicación o secretaria técnica, entre otros. Es imprescindible que todo el personal que trabaja en la previa al evento esté perfectamente coordinado y que las tareas y flujos de trabajo estén determinados e interiorizados por los miembros de cada equipo antes de comenzar a trabajar.
Elaborar un cronograma. Durante los meses previos a la celebración del congreso, el comité organizador deberá desarrollar una infinidad de tareas. Elaborar un plan de acción en el que se recoja el timing de labores a desarrollar y los deadlines de dichos trabajos evitará que no pasemos nada por alto.
Control presupuestario. Organizar un congreso supone tener que asumir numerosos gastos. Es importante elaborar un presupuesto inicial e ir actualizándolo según van llegando los costes o los patrocinadores. Recomendamos dejar una partida presupuestaria para cubrir los imprevistos que puedan producirse.
Importante labor comercial. Los congresos suponen un desembolso de dinero importante para los organizadores. Es por ello por lo que, desde el inicio de los trabajos de organización, debemos poner en marcha el motor comercial, buscando Instituciones, organismos y empresas que apoyen económicamente la celebración del congreso. Recomendamos preparar paquetes comerciales que se ajusten a las necesidades de cada partner.
Ponentes nacionales e internacionales. El verdadero gancho de un congreso son sus ponentes. Debemos reunir a un plantel de expertos nacionales e internacionales referentes en el sector. Sus masterclass y speech atraerán a numerosos participantes al evento.
Programa de contenidos. Por lo general, los congresos suelen tener un coste alto para los asistentes, que no todo el mundo está dispuesto a asumir. El evento debe ofrecerles un programa completo de actividades que haga que ese desembolso económico merezca la pena y los empuje a realizar su inscripción.
Prestar atención a cada detalle (por pequeño que sea). En los Congresos se desarrollan multitud de actividades y es necesario prestar la atención suficiente a cada una de ellas para que todas sean un éxito.
Ser previsor. Durante los dos o tres días que dure el congreso tendrás poco margen de maniobra para imprevistos de última hora. Anticipar algunas acciones, como la recepción de presentaciones por parte de los ponentes, te ayudará a reducir al máximo esos posibles problemas técnicos.
Importancia de la Comunicación. Por último, y no por ello menos importante, te hablamos de la comunicación. Los congresos tienen, por lo general, una estimación de centenares de asistentes, por lo que es imprescindible desarrollar una estrategia de comunicación que nos permita llegar a nuestro público objetivo. Opta por una comunicación segmentada y con contenidos de valor que te acerquen a estos públicos tan especializados.
En Madison Agency somos expertos en organización de eventos y congresos. Nuestro equipo multidisciplinar está especializado en nuevas estrategias y formatos innovadores que generan en los asistentes experiencias únicas. ¡Consúltanos!
