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La COVID-19 ha causado innumerables cambios en todas las esferas de nuestra vida: en la personal (obligándonos a reorganizar muchos de nuestros planes, eliminando abrazos a nuestros seres queridos, etc.) y en la profesional (teletrabajo, restricción de movilidad, eventos y platós virtuales…), pero, tras unas cuantas semanas de ‘reclutamiento necesario’ hemos aprendido a sobrellevar esta nueva normalidad con la que conviviremos hasta la llegada de la esperada vacuna. Todo este proceso nos ha aportado enseñanzas de gran calado que, sin duda, no olvidaremos cuando todo este mal sueño haya terminado. Pero mientras tanto, la vida continúa y los eventos se reinventan para mostrar su mejor cara, siempre en el marco de una necesaria garantía de seguridad. Como reza Queen en uno de sus hits más memorables: “The Show Must Go On”; pues eso, los eventos también deben continuar (y así lo están haciendo). En este post vamos a recordar algunos requisitos indispensables para organizar eventos seguros que aporten confianza al cliente y asistentes. En primer lugar, debemos analizar al detalle los objetivos que se persiguen con el evento para optar por el formato más adecuado: ¿evento presencial o virtual? Si nos decantamos por un evento presencial debemos consultar y guiarnos por el protocolo del ICTE (Instituto para la Calidad Turística Española) sobre Turismo MICE, que contempla (entre otros muchos aspectos) el asesoramiento preventivo de la mano de una empresa especializada como garantía de seguridad. En segundo lugar, debemos estudiar la normativa de la comunidad autónoma donde realizaremos nuestro evento y seguir además la especificación UNE que el ICTE ha consensuado con profesionales del sector y sindicatos (control de accesos, control de aforos, distancia de seguridad, catering, desinfección e higiene, puntos de gel, alfombrillas para los zapatos, señalética informativa, medición de temperatura…). Otro de los ítems para organizar un evento presencial con seguridad es la creación de un plan de actuación del evento para el contexto Covid-19. Es indispensable garantizar la seguridad de todos los asistentes y trabajadores que participen en el evento y para ello se recomienda la creación de un grupo de trabajo que coordine y traslade la información a todos los agentes implicados y lo plasme en un plan de contingencia con medidas concretas para cada momento de la escaleta y protagonista. El objetivo final es que el día del evento cada actor protagonista tenga claro cómo debe proceder en caso de alarma. Para ello, la formación a todos y cada uno de los proveedores que forman parte de nuestro evento es esencial. Debemos, además, crear un decálogo de instrucciones de seguridad de obligado cumplimiento para los asistentes, que se recomienda enviar con antelación a los mismos para garantizar una movilidad segura, con fluidez. En este documento se hablará de la obligatoriedad del uso de mascarilla, la normativa de espacios, el acceso a zonas públicas como aseos… Cada asistente deberá confirmar que ha leído y acepta estas normas antes de acceder al recinto. Estas son algunas recomendaciones básicas para la celebración de eventos presenciales con total seguridad, pero no olvides que la opción de celebrar eventos virtuales está ganando peso en los últimos meses y aporta innumerables ventajas, como la reducción de riesgos de contagio. Podríamos calificar al evento virtual como la versión on line del evento presencial, pero sus ventajas van mucho más allá ya que nos permite un mayor aforo y difusión posterior: en este sentido, es posible incrementar el número de participantes y aumentar la interacción con los invitados asistentes. El evento virtual, además es beneficioso para reducir costes relacionados con la logística de transporte y manutención de ponentes e invitados. Tienen también la ventaja de mantener la información más allá del propio evento. Aportan información detallada sobre la marca o servicio que se ofrece y pueden dar la opción de hacer visitas virtuales a instalaciones para conocer a sus trabajadores o probar el servicio/producto. Un evento virtual es capaz de aprovechar las ventajas de las nuevas tecnologías para conectar con los asistentes y transmite a los participantes una visión de globalidad y vanguardia por parte de la empresa organizadora. En MADISON Agency somos expertos en la organización de eventos presenciales, virtuales e híbridos que conjugan una parte presencial bajo el paraguas de platós virtuales y difusión en streaming, como la última gala virtual de los Premios Fortuis, liderados por la Asociación Española de Expertos en Relaciones con Clientes (AEERC) que reconocen desde hace doce ediciones a los mejores profesionales del servicio al cliente en España. En los eventos híbridos conviven ponencias, debates, conferencias, talleres o prácticas de manera presencial, pero también online. Todo el contenido se queda almacenado en el mundo virtual, con acceso a la información permanente por parte de los propios asistentes, participantes o público objetivo. Un evento híbrido (al igual que el virtual) facilita la asistencia de participantes del otro lado del continente, evitando problemas de agenda a un coste mucho más reducido y mejorando el resultado final. Sea cual sea el formato del evento que tienes en mente, en MADISON Agency podemos asesorarte y ayudarte en la organización del mismo para un resultado exitoso. ¡Consúltanos!