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Cuando un cliente nos pide que organicemos un evento, desde el punto de vista de comunicación, una de las primeras cuestiones que nos planteamos antes de definir la estrategia es qué se va a comunicar y cuál es el objetivo. La importancia de la comunicación de un evento en la actualidad es vital, ya que sin una estrategia correcta de comunicación nuestro evento no tendrá el impacto deseado. Dicha estrategia aportará valor añadido y dispondrá de un plan de comunicación en el que se atenderán las necesidades específicas y globales del evento o la marca en cuestión. Si la semana pasada hablábamos en el blog de las 10 claves para organizar un congreso, hoy profundizamos en una de ellas: la estrategia de comunicación, concretamente, hablamos de la comunicación digital. La estrategia de comunicación digital en un evento Actualmente, son muchas las posibilidades que ofrece el mundo online. Internet se ha convertido en una de las herramientas de comunicación más importantes y utilizadas en todo el mundogracias a las posibilidades de participación e interactividad que ofrece. A continuación, enumeramos distintos canales y herramientas que deberías tener en cuenta para desarrollar una buena estrategia de comunicación digital de cara al evento que estés organizando. Web. Cada vez resulta más interesante y usual la creación de una página web exclusiva para el evento. Los asistentes o potenciales asistentes consultarán dicho lugar para ampliar toda la información que reciben. Además de la información referente al evento (programa, ponentes, actividades previstas, horario, información sobre patrocinadores, ubicación, contacto…), la página web deberá permitir la inscripción online y el pago virtual con tarjeta de crédito, PayPal u otras modalidades de pago seguro en internet. Y, por último, contener un enlace directo a las redes sociales en las que tengas presencia. Redes Sociales. Actualmente si no estás en las redes sociales “no existes”. En un mundo en el que todos nuestros clientes, proveedores y stakeholders están interconectados no podemos dejar de participar de forma activa en las redes sociales, también para comunicar cada uno de los mensajes que queramos lanzar a nuestro target sobre el evento. Las redes sociales más utilizadas y con mayor potencial en la actualidad son Twitter, Facebook, LinkedIn e Instagram, sin embargo, debemos tener en cuenta las características del evento que estamos organizando, de nuestro sector y del público al que nos dirigimos a la hora de determinar en cuál de ellas estaremos presentes. No tenemos por qué estar en todas, solamente en las que se consideren las óptimas y nos ayuden a contribuir en la consecución de los objetivos fijados. En el caso de Twitter resulta interesante la creación de un hashtag a través del cual se pueda dar visibilidad al evento antes, durante y después de que tenga lugar. El objetivo es que cada una de las personas que comparta una publicación referente al mismo haga uso de dichos hashtags, lo que nos permitirá un mayor alcance y seguimiento. Publicidad pagada. Si cuentas con algo de presupuesto, la publicidad pagada también puede ser un gran aliado. Puedes realizar campaña de pago en una o varias de las redes sociales en las que tengas presencia con tu evento, lo que te permitirá llegar de forma segmentada a tu público objetivo y conseguir un mayor alcance. Influencers. Con la proliferación de las redes sociales apareció la figura de los influencers. Se trata de líderes de opinión sobre una temática en particular que cuentan con gran credibilidad. La influencia sobre sus seguidores puede llegar a ser “inimaginable” lo cual también te ayudará positivamente a dar difusión a tu evento. Email marketing. Si cuentas con una buena base de datos, el email marketing puede ser una herramienta muy eficiente en la estrategia de comunicación digital ya que puede resultar muy eficiente a un coste muy bajo o prácticamente nulo. Aunque puede resultar un clásico, el correo electrónico es uno de los medios que mejor ROI ofrece, si no el que más, y te permite llegar de manera directa a la bandeja de entrada de tu público objetivo de forma segmentada. Crear una campaña de email marketing no te llevará mucho tiempo y, sin embargo, puede aportarte buenos resultados. Además, si consigues llegar a acuerdos y colaboraciones con otras empresas, tendrás la posibilidad de que estas realicen envíos con información sobre tu evento, invitación, descuentos exclusivos, etc. a sus bases de datos, lo que te permitirá llegar a un mayor número de personas. Partners. Tener aliados siempre es un buen recurso que nos ayudará a conseguir nuestros objetivos. Por ello, llegar a diferentes acuerdos y colaboraciones con empresas cuya visión y estrategia se alinean tanto con la de tu empresa como con la del evento que estás organizando, resulta de gran importancia. De esta manera, conseguimos que los canales de difusión se multipliquen y crezca de manera exponencial el target al que seremos capaces de llegar. ¡Listo! Ya cuentas con todas las claves para que el evento sea todo un éxito gracias a una estrategia de comunicación digital efectiva. Aplicar estas técnicas generará engagement antes, durante y después del evento y mejorará el alcance, mensaje y difusión.

El branding es una oportunidad de oro para tocar la fibra de tus potenciales clientes. Sin recurrir a dramatismos innecesarios y siempre en positivo, mejorar la experiencia del usuario y ayudarle a identificarse con la marca de manera emocional ayudará a mejorar su visión y vinculación a la misma, contribuyendo a que se identifique más con ella y mejore su fidelidad. CONOCE BIEN A TU CLIENTE IDEAL PARA EMPATIZAR CON ÉL Y CREAR UNA BUENA IDENTIDAD DE MARCA Conocer a tu cliente ideal a fondo es clave para poder llegar a empatizar con él y ofrecerle exactamente lo que desea o necesita. Construir una identidad de marca acorde con el lenguaje y gusto del cliente al que quieres llegar es esencial para que este manifieste interés por la marca, se emocione con ella y sienta apego a la misma y a lo que transmite. Por ello, tanto el estudio del cliente como de la identidad de marca son dos puntos de gran relevancia. Pero no vale con un buen branding inicial si posteriormente tus mensajes son incoherentes con la estrategia y causan confusión en el público. Mantener una misma línea es necesario si quieres que este mantenga el interés. CUENTA UNA HISTORIA QUE APELE A UN ESTILO DE VIDA O A DETERMINADAS EMOCIONES Al público le encantan las historias. Sobre todo si le emocionan. Marcas de éxito lo saben bien y sin caer en la sensiblería cuentan su historia, haciendo que este se identifique con un estilo de vida o determinadas sensaciones. Por ejemplo, el estilo de RayBan, de Harley Davidson o de Chanel Nº5. Todos tienen una historia sobre el origen de la marca con la que un determinado tipo de público se puede identificar y apela a un estilo de vida que quiere alcanzar. La clase, autenticidad y estilo que transmite  Ray Ban, la pasión por la velocidad, la libertad y la vida bajo tus propias reglas con las que se identifica Harley Davidson o la elegancia, la coquetería y el lujo de Chanel Nº5 llegan al público y le hace querer ser partícipes de esa emoción. Tu marca con el adecuado trabajo de branding también puede emocionar a sus potenciales clientes. TRABAJA SIEMPRE EL MENSAJE DE TU MARCA DE FORMA COHERENTE Todos los mensajes publicitarios, de marketing o en las redes sociales de tu marcas deben ser coherentes con  con su identidad y el estilo de vida que deseas transmitir. Una marca que habla de romper las reglas y del vanguardismo, es incoherente con mensajes hogareños y retros, y viceversa. Eslóganes, fotografías, mensajes, el logo, anuncios, publicaciones en las redes sociales corporativas… siempre deben ser coherentes con el trabajo de branding realizado para diseñar la identidad de marca. TOCA LA FIBRA SENSIBLE DEL PÚBLICO Emocionar vende. Pero no de cualquier manera, siempre en positivo, sin dramatismos innecesarios. No es un mito; los vídeos de gatitos y los bebés emocionan, pero quizá no tengan ningún sentido con tu marca. Define las emociones que tienen coherencia con la misma. Partiendo de este conocimiento podrás diseñar eslóganes e implementar acciones que emocionen a tus clientes y les empujen a preferir tu marca por encima de la de la competencia, incluso si en teoría sus condiciones son más ventajosas (por ejemplo, si tienen un menor precio). Actualmente emocionar a los clientes es clave para mejorar las ventas por impulso.  Pero, sobre todo, para mejorar la vinculación y la fidelidad de la clientela hacia la marca. Y el branding es clave para lograr esa emoción.

En los últimos tiempos, son muchas las interpretaciones que han surgido en torno a la figura del event manager, un profesional que va adquiriendo nuevos roles, responsabilidades y habilidades para adaptarse a los cambios del sector. Un paso importante para que estos profesionales adquieran mayor peso en las organizaciones está en pasar de la mera organización logística a la definición de la estrategia del evento. Habitualmente, la figura del event manager la encontramos dentro de los departamentos de comunicación y marketing de las empresas y el presupuesto que manejan depende también de estos, aunque en muchos casos cuentan ya con un presupuesto dedicado exclusivamente a eventos. Las funciones que desarrolla el organizador de eventos son la organización y gestión de toda la parte logística, manejo de presupuesto, producción… También se ocupa de la relación con los distintos proveedores y gestión de agencias locales y globales con las que se necesite trabajar en función del tipo de evento a organizar. Las cualidades que debe tener un event manager son entre otras muchas la creatividad, la visión para los negocios, saber comunicar, dominar la gestión del tiempo, etc. En la actualidad, además de todo lo anterior, está cobrando gran importancia entre las funciones del event manager la definición de la estrategia del evento. La estrategia es esencial para saber qué se quiere conseguir, cómo se va a lograr y cómo se van a optimizar al máximo los recursos de los que se dispone. La organización de eventos corporativos tiene una gran influencia y repercusión en el crecimiento de las empresas. De ellos se obtienen múltiples beneficios como mejorar la visibilidad de la marca, promocionar la empresa o generar valor, entre otros. Organizar un evento no es tan fácil como puede parecer, ya que son muchos los aspectos que el event manager debe tener en cuenta y es ahí donde reside la importancia de su figura. Para definir la estrategia del evento que vamos a organizar hay que tener claros los objetivos del mismo, esto nos ayudará a definir cuestiones posteriores como, por ejemplo, la elección del lugar donde se celebrará. No nos podemos olvidar de las invitaciones (físicas y digitales) ni de las redes sociales. En un mundo en el que todo está conectado, si el evento en cuestión no tiene ninguna mención en redes o una página web que recopile toda la información, podremos decir que prácticamente no existirá para tu audiencia. Por último, el event manager tiene que ser capaz de crear una experiencia memorable, que aporte valor notable a la marca y que los asistentes sean capaces de recordar. Uno de los mayores retos que tienen en la actualidad estos profesionales es dar visibilidad al valor estratégico que aportan, además de generar más contenido a partir de los eventos, así como dar más duración al impacto, y muy importante, obtener datos, es decir, «cerrar el ciclo». El plan debe pasar por trabajar más la experiencia del cliente, integrando puntos de contacto online y offline. Aunque las posibilidades del marketing online son cada vez más importantes, el offline sigue siendo fundamental. En conclusión, esta profesión es una “herramienta” de comunicación, marketing y branding que une y materializa estas áreas, que a menudo están separadas en las empresas. El event manager debe conseguir que los eventos comiencen a ser considerados una pieza central de la estrategia de comunicación de cualquier empresa, más que una mera experiencia.