Elegir una agencia de organización de eventos puede resultar en algunas ocasiones una tarea compleja. Por ello, consideramos que merece una reflexión. Cuestiones como los factores de contratación de una u otra agencia o las condiciones de los concursos son puntos que, a menudo, preocupan al cliente.

Criterios que debemos valorar a la hora de contratar una agencia de organización de eventos

Dos de los principales factores que deberían seguirse en el momento de contratar una agencia son la creatividad y el pensamiento estratégico.

Las agencias deben ser capaces de presentar el mensaje estratégico a través de un trabajo y una propuesta creativa. El objetivo es precisamente llamar la atención del público objetivo y guiarlo a través de los elementos creativos e innovadores a una llamada a la acción, en este caso, a la participación en el evento.

La estrategia debe estar bien definida y tiene que ser capaz de ofrecer una propuesta de valor al cliente que le permita diferenciarse de su competencia. Una vez presentadas las propuestas de las agencias, el cliente debe evaluar la creatividad y la propuesta de valor de cada una y ver la consonancia con la visión de su empresa.

Es importante que la agencia que contrates esté dispuesta a ser parte de tu equipo y participe de manera activa en la planificación del evento. El equipo humano es otro de los criterios fundamentales a valorar, ya que son las personas que estarán en el trabajo del día a día y, por lo tanto, deben ser especialistas en su campo de actuación y accesibles. Las buenas ideas son, en muchas ocasiones, más fáciles de conseguir que el compromiso y la involucración de los profesionales que van a trabajar en el desarrollo del evento.

Una de las mejores cartas de presentación de una agencia es su experiencia. Aunque no es determinante, es bueno elegir agencias con experiencia en el sector de la empresa o en el tipo de evento que ésta quiere llevar a cabo, siempre valorando la flexibilidad y capacidad de adaptación a las necesidades requeridas por cada cliente. Por lo tanto, la experiencia también es un punto importante a tener en cuenta.

El precio es otro de los factores que a menudo suelen determinar la elección de una agencia de eventos. No se debe perder de vista que el objetivo es buscar siempre la rentabilidad. Se trata de generar una relación en la que tanto agencia como cliente salgan ganando, una política “win-win”. Si hay transparencia y un comportamiento ético por ambas partes, esto ayudará a la relación con el cliente y contribuirá al éxito del evento.

Lo ideal es encontrar una agencia multidisciplinar, capaz de ofrecerte todas las soluciones necesarias en la organización del evento. Es decir, que tenga la capacidad tanto de organizar el evento en cuestión como de, por ejemplo, gestionar la comunicación con medios o en redes sociales de dicho evento. De este modo, tendrás una estrategia con soluciones integrales y un mismo enfoque.

Para conseguir el éxito que se persigue en la organización de un evento, es fundamental que la agencia a elegir pueda llegar a convertirse en un aliado estratégico de la empresa que la contrata. Si actualmente estás buscando una agencia de comunicación y eventos, debes saber que en Madison cumplimos con los criterios enumerados anteriormente y sabemos la importancia que supone para los clientes. Si quieres conocernos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.