La nueva normalidad ha llegado a nuestras vidas y con ella la reactivación de numerosos sectores económicos, entre ellos el de los eventos. Tras meses de parón, innovación, adaptación a nuevos modelos de negocio, se vislumbra la luz al final del túnel para las organizaciones y empresas que forman parte del sector MICE.
Si los meses de pandemia no han sido fáciles para ellos, tampoco lo va a ser el proceso de vuelta a la normalidad. Con normativas cambiantes y en constante evolución, estrictas medidas de seguridad e higiene, el miedo a un posible rebrote y la reticencia lógica de los públicos a asistir a reuniones en las que se junten muchas personas, el horizonte de trabajo de los próximos meses se presenta arduo.
Con el objetivo de establecer un sistema de prevención coordinado, que cubra toda la cadena de valor del sector turístico y de eventos y que facilite la vuelta al trabajo, el Grupo de trabajo impulsado por el ICTE (Instituto de Calidad Turística) en colaboración con AFE, APCE, FORO MICE, CEAV, Spain Convention Bureaux, Comunidades Autónomas, FEMP y organizaciones y empresas del sector, y consensuado con la Asociación Española de Servicios de Prevención Laboral (AESPLA), PRLInnovación, y con los sindicatos CCOO y UGT ha publicado recientemente el documento oficial titulado ‘Medidas para la reducción del contagio por el coronavirus SARS-CoV-2 para el sector MICE’.
Este documento recoge directrices y recomendaciones para el diseño, ejecución y gestión de reuniones, incentivos, conferencias, congresos, eventos y ferias comerciales, de cara a minimizar los riesgos de contagio del virus de los participantes y empleados.
A continuación, desgranamos algunos de los puntos clave recogidos en el documento nos afectan en la organización de eventos.
Distancia de seguridad: sí o sí
Este punto es clave: la organización del evento debe planificar las tareas y procesos de tal forma que se garantice la distancia de seguridad de 1,5 metros establecida por las autoridades sanitarias, algo a tener en cuenta tanto en todos los puestos de trabajo como en la disposición de los elementos y mobiliarios del espacio. En este caso, no se contempla la idea de que se pueda reducir esa distancia en el caso de llevar mascarilla.
Aforos
Además de mantener siempre estas distancias, en ferias se aconseja una persona cada 3 m2 como máximo. En reuniones, se limita al 50 % de aforo en auditorios o espacios con graderíos, y 1 persona cada 2 m2 de superficie en las salas de reuniones y otros espacios diáfanos.
Los accesos
Se recomienda concentrar los puntos de acceso al espacio, para facilitar el control y los protocolos de seguridad. Además, es recomendable fomentar las gestiones y pagos online y la sustitución de los procesos manuales por otros digitales (por ejemplo, envío de acreditaciones online, descarga de acreditaciones en el móvil).
Es importante gestionar las colas (por ejemplo, a través de marcadores de suelo o catenarias/cintas separadoras), respetando la distancia de seguridad en mostradores de registro y acreditaciones, oficinas de atención al expositor/montador/decorador, secretaría técnica, etc. También, es recomendable habilitar puntos con solución desinfectante en los accesos.
En este punto la comunicación es imprescindible. El participante debe estar informado mediante cartelería u otros medios de las condiciones de acceso, sobre el cumplimiento de protocolos de higiene y distancia de seguridad y sobre la aplicación del derecho de admisión en caso de no cumplimiento de dichos protocolos.
Catering
En cuanto al servicio de catering, algunas recomendaciones que se recogen en el documento son:
-Cuando sea posible, priorizar el servicio al aire libre.
-Como regla general, se recomienda la utilización de alimentos en formato individual. Algunos ejemplos pueden ser: porciones individuales tipo pack-lunch, productos estuchados/empaquetados, cafés servidos en vasos desechables cerrados y buffet asistido por personal.
-Deben establecerse puntos de entrega descentralizados para evitar una excesiva concentración de personas.
-Se debe disponer de papeleras de accionamiento no manual y bolsa interior en el espacio en el que se preste este servicio.
Estos son solo algunos de los puntos principales recogidos en el catálogo de disposiciones consensuadas por el sector. Si bien, la normativa y las recomendaciones irán cambiando al mismo tiempo que avanzamos en la nueva normalidad, este documento supone un punto de partida solvente para guiar a las empresas en la vuelta a la organización de eventos presenciales.
Si quieres poner en marcha la organización de un evento, ahora (y más que nunca), te recomendamos que recurras a una agencia especializada. En Madison Agency tienes un equipo de profesionales preparados, informados y dispuestos a ayudarte.
