Cuando organizas un evento es importante controlar multitud de factores. Hoy te enseñamos 5 consejos básicos que te ayudarán a que tus eventos sean un éxito.
- Definir el objetivo de tu evento. En primer lugar y antes de comenzar con la organización de tu evento, debes tener muy claro para qué vas a organizarlo, pues puede suponer una pérdida de dinero y tiempo para tu organización.
En este punto, debes decidir si se trata de un evento interno o si se trata de un evento para clientes. El evento será distinto si va destinado a premiar a tus trabajadores o para captar clientes, ya que en el primer caso el ambiente será más distendido y en el segundo tienes que centrar tu objetivo en mostrar las virtudes de tu compañía.
- Planificar con tiempo. El reloj es un factor clave que siempre va a jugar en tu contra. Es importante que determines el plazo que tardarás en realizar todas las tareas de la organización de tu evento y te marches ‘deadlines’ o fechas de entrega, así será más fácil cumplir con tus objetivos. Además, si surge algún contratiempo, tendrás capacidad y tiempo de reacción para poder solucionarlo.
- Encontrar el espacio adecuado. Es clave que tu evento tenga lugar en la ubicación ideal, por ejemplo, para un congreso deberás optar por un auditorio, sin embargo, para organizar una fiesta lo ideal es que busques un espacio diferente y rompedor.
El espacio es determinante en la imagen que tu compañía proyecte hacia el exterior. Selecciona uno que vaya en sintonía con los objetivos que te has planteado en el primer punto.
Una máxima en la búsqueda de espacios es que optemos por uno en el que haya que incorporar el mínimo de elementos externos posibles, es decir, que cuente con todos los equipamientos que sepamos que nos van a hacer falta para la correcta celebración del evento.
- Utilizar herramientas de organización. La lista de tareas en la organización de un evento puede ser interminable, por ello, es imprescindible que trabajemos de la manera más organizada posible. Existen numerosas herramientas como Trello que te pueden ayudar con esta tarea.
Estas listas de tareas deben combinarse con ‘deadlines’ que te hayas ido marcando en tu planificación, pues de nada sirve tener una lista de tareas si no las vas realizando a lo largo del tiempo.
- Sponsors. Seguramente la unidad de negocios de tu empresa te recomendará buscar patrocinadores que puedan costear parte de tu evento, tanto de manera monetaria como en especies.
Conseguir dinero no es fácil, por eso tienes que convencer a tus posibles sponsors de que la relación que vais a mantener es un ‘win to win’, que ambas entidades vais a salir beneficiadas de esta operación.
Muéstrales lo que es bueno de tu empresa y los beneficios que puede aportarle formar parte de tu evento: búsqueda de contactos, apertura a nuevos mercados, refuerzo de la imagen de marca…
Estos son solo algunos consejos básicos que te ayudarán en la ardua tarea de organizar un evento, pero si quieres asegurarte el éxito de este en Madison Agency somos expertos en organización integral de todo tipo de eventos. Conócenos.
