Si eres de esos a los que se les echa el tiempo encima con los eventos de su empresa, te lo ponemos fácil. Hoy te traemos 5 claves para que comiences ya a organizar los eventos anuales de tu empresa:
- Define tus objetivos anuales
El año nuevo llega cargado de multitud de nuevos propósitos empresariales, pero no todos son alcanzables. No desaproveches tu trabajo queriendo lograr todos ellos. Define aquellos que consideres prioritarios y focaliza todos tus esfuerzos.
Algunos de los objetivos que se marcan las empresas tienen que ver con abrirse a nuevos mercados, fabricar nuevos productos o aumentar el compromiso de los trabajadores con la compañía. Sean cuales sean los tuyos inclúyelos en tu plan estratégico y ponte a trabajar en ellos. Uno de los mejores métodos para lograr tus objetivos es organizar eventos.
- Elige los eventos que te ayuden a conseguir tus objetivos
Como te venimos insistiendo en este blog, los eventos son tus mejores aliados a la hora de conseguir tus objetivos. Pero no cualquier evento sirve para lograr cualquier objetivo.
No podemos enfocar igual un evento en el que queremos dar a conocer un nuevo producto, que otro para intentar captar clientes u otro elaborado para los propios trabajadores de la empresa. A partir del propósito, el evento también va a depender del público que asistirá.
De esta forma, debes seleccionar entre la organización de eventos internos o externos; y dentro de ellos, buscar el que más te interesa para conseguir tus objetivos: una rueda de prensa, un seminario, una conferencia, una junta general de accionistas, una feria…
- Crea un calendario de eventos anuales
A la hora de organizar un evento, no se puede dejar nada al azar. En la organización de eventos hay una máxima: Planifica, planifica y planifica.
Elabora un calendario en el que recojas los principales eventos corporativos del año. Un buen método para empezar a darle forma es comenzar eliminando los días que NO deberías escoger. Esta labor de descarte te ayudará a sacar de la baraja alguna fecha que habías pasado por alto. Y una vez que ya hayas arrancado un buen número de fechas a tu calendario es hora de lanzarse a aquellas que te aportarán el mayor rédito posible.
Las fechas que nunca debes elegir para organizar tu evento son las vacaciones o festivos, los lunes (días de organización semanal) y los días señalados para la competencia (esto es importante si buscas repercusión mediática). Apuesta por días conmemorativos para la compañía (un aniversario o el día de salida al mercado de un nuevo producto…) o el mes de octubre (es el mes por excelencia en la organización de eventos); en cuanto a los días de la semana, elige los miércoles, jueves o viernes.
- Elabora un cronograma del evento
El éxito o fracaso de cada uno de tus eventos depende, en gran medida, de una planificación previa. Sin duda, el cronograma es una de las más importantes.
Elabora un calendario de trabajo de cada evento en el que se fijen los tiempos para ejecutar cada una de las tareas imprescindibles para el desarrollo del encuentro, las necesidades y los recursos humanos y económicos que debemos destinar.
A lo largo del tiempo, es necesario realizar un seguimiento y control del cronograma para verificar que se cumple en los plazos estimados o para someterlo a cambios que mejoren el proceso de producción y organización de un evento.
- Elige una buena agencia
Organizar un evento efectivo requiere de mucho tiempo de trabajo y experiencia previa, dos aspectos de los que no disponen la mayoría de los departamentos de Marketing de las empresas.
No dejes que la falta de tiempo y experiencia arruinen tu evento, ¡ponte en manos de profesionales!
Las agencias de organización de eventos como Madison MK, suman creatividad y gran calidad a tus eventos. De esta forma, tus actos se convertirán en una verdadera estrategia de comunicación que te hará lograr tus objetivos. ¿Nos ponemos en marcha?
