Existen numerosas tipologías de espacios en los que organizar un evento: palacios de congresos, teatros, pequeños locales…Sin embargo, no todos los espacios sirven para cualquier tipo de evento; escoger el lugar de tu celebración puede determinar el éxito o fracaso del mismo.
¿Qué considerar antes de elegir un espacio?
Como ya te hemos venido contando en este blog, los eventos están motivados por diferentes tipos de objetivos y cada uno de ellos tiene sus propias necesidades. No es lo mismo organizar un congreso con centenas de asistentes que un afterwork con los clientes más cercanos.
Los asistentes determinarán, en gran medida, el tipo de ubicación que elegiremos, pero no podemos olvidarnos de otros factores como la fecha, el momento del día, la tipología del evento, las necesidades, etc.
Antes de comenzar la búsqueda es importante hacer una planificación. Elaborar una lista que incluya el número de invitados, tipo de celebración e infraestructura necesaria. Agrega las actividades a realizar, los servicios que requieras y las necesidades tecnológicas. Con esto tendrás una base para definir lo que necesitas.
Un espacio ideal para cada tipo de evento
Cada tipo de evento, incluso cada tipo de público, requiere un ambiente diferente. Para ayudarte a encontrar el espacio que mejor se adapte a tus acciones te contamos algunos factores que debes tener en cuenta en cada tipo de evento:
- Desayunos de trabajo
Para un evento de este tipo es importante elegir espacios diáfanos, abiertos y con luz natural; que te permitan un montaje en escuela para favorecer la charla. Los hoteles, restaurantes o incluso salas de museo pueden convertirse en los lugares que necesitas.
- Ferias y congresos
Las ferias y congresos congregan a un gran número de asistentes, por lo que necesitarás seleccionar centros de convención o auditorios espaciosos. Estos espacios deben contar con la infraestructura adecuada para instalar un área de recepción, entrega de material, etc. Además, es importante que incluyan un podio y equipos audiovisuales.
- Fiestas privadas con clientes o corporativas
Para este tipo de eventos con un número reducido de asistentes puedes optar por hoteles y restaurantes. En la mayoría de los casos, dispondrán de salones de varios tamaños para adecuar el espacio al número de invitados. Estos espacios suelen contar con la ventaja de disponer de servicio de catering y decoración.
- Eventos diferentes
Cada vez son más las empresas que abandonan los ‘eventos tipo’ y apuestan por la innovación, por ejemplo con fiestas temáticas. En este sentido, son muy famosos los eventos corporativos que evocan a al espíritu de equipo deportivo. En este tipo de eventos el espacio jugará un papel protagonista.
¿Te imaginas celebrando tu fiesta anual es un estadio de fútbol?
En escenarios así puedes optar por un catering buffet, donde cada asistente escoja los bocados que más le llaman la atención. No te olvides de poner algunos puestos y corners para alinear la propuesta gastronómica con el hilo conductor temático del evento.
Por último, no olvides que tus invitados valoran cada vez más los factores medioambientales y sociales a la hora, por ello es vital encontrar espacios para organizar eventos sostenibles.
Estos son algunos de los puntos que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar espacios para tus eventos. Si no sabes por dónde empezar a organizar un evento de éxito, recuerda que en MadisonMK tenemos un equipo de expertos dispuestos a ayudarte.
