El año nuevo llega siempre cargado de nuevos propósitos que comenzarás a poner en práctica una vez hayas terminado el último trozo del Roscón de Reyes. Esta semana (o semana y media en algunos casos) de retraso no importa si realmente lo coges con ganas. Una de las principales claves para conseguir poco a poco tus metas es la organización. Por eso hoy queremos echarte una mano con ello para que el 2019 termine siendo sinónimo de éxito.
Posiblemente uno de tus retos sea organizar un evento que sorprenda a tus clientes, pero como ya hemos apuntado en este blog en diferentes ocasiones, esto no se puede dejar a la improvisación. ¡Organízate, crea un buen plan de comunicación y trabaja duro!
Puesto que un evento es una herramienta más de comunicación, la organización de este y su comunicación deben estar calendarizadas en tu plan anual de comunicación externa. Para ello, antes de comenzar con la producción del evento has de conocer bien tu empresa, tus competidores y el mercado donde vas a moverte. La matriz DAFO es el mejor método de analizar estos datos y fijar, de una forma eficiente, los objetivos que quieres conseguir.
A través de esta metodología conocerás tus debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades, lo que te facilitará la toma de decisiones.
El objetivo final es conseguir que las debilidades se conviertan en fortalezas, para ello debes tener en cuenta las oportunidades que tienes a tu alcance y comenzar a trabajar. Con el objetivo que quieres conseguir bien claro, será mucho más fácil ponerte manos a la obra en la organización de tu evento.
Recuerda algunas de las claves que deberías tener presente:
- Busca siempre la originalidad
- Encuentra un hilo conductor para todo el evento
- Escoge una fecha que no esté marcada por hitos futbolísticos, festivales u otros encuentros de la competencia que puedan restar asistencia a tu cita.
- La elección del lugar no puede ocupar un segundo lugar, ten en cuenta el tipo de evento que quieres organizar y la cantidad de invitados que quieres que asistan. Un fallo en este punto puede arruinar el resto del trabajo.
Y si en algún momento tienes dudas, vuelve siempre al inicio: ¿cuál era el objetivo? Esto te ayudará no perder el foco.
Otra de las cosas que debes incluir en la calendarización de tu plan de comunicación, es toda la comunicación del evento: antes, durante y después. Esto también forma parte de la organización. Si por ejemplo entre tus objetivos está conseguir más notoriedad, una buena comunicación de la cita te ayudará mucho a que los resultados sean positivos.
Como ya te habrás dado cuenta, la organización de un evento va a ser una inversión importante para tu organización (tanto de tiempo como de dinero). Por ello cuando estés ante tu plan de comunicación anual debes tener siempre en cuenta el presupuesto que destinarás para cada acción, y en función de ello repartirlo de tal manera que te permita conseguir los objetivos planteados al comienzo del año. ¿Por qué haces cada cosa?
En Madison MK somos conscientes que con los ritmos a los que se trabaja hoy en día en las organizaciones, es posible que no tengas el tiempo necesario para que tu evento sea todo un éxito. Por ello, si crees que no podrás abarcar el volumen de trabajo que requiere la organización de un evento, ¡nosotros te ayudamos!
