La comunicación es un aspecto estratégico de las empresas, que en los últimos años, han tomado consciencia de su importancia y del verdadero papel que juega el contacto con los medios y las políticas de comunicación interna dirigidas a involucrar a los empleados.

Las empresas y organizaciones buscan de manera constante nuevas formas de comunicar sus proyectos, novedades, estudios de interés, lanzamiento de productos… Y cada vez es más habitual que recurran a la organización de eventos como ferias, congresos, convenciones, etc. Para estar en contacto con sus diferentes stakeholders y aportar un valor añadido a su marca.

La organización y producción de un evento es una forma muy eficaz de comunicar unos mensajes previamente establecidos a nuestro público objetivo. Los buenos resultados que están obteniendo las organizaciones han hecho que este tipo de acciones cobren gran importancia y atraviesen en la actualidad uno de sus momentos más “dulces”.

Para que un evento empresarial alcance el éxito deseado es muy importante que tenga repercusión. Hoy en día, cuando hablamos de repercusión no solo nos referimos a repercusión mediática, si no que también hacemos referencia a la presencia que nuestro evento tenga en redes sociales. En un momento en el que la conexión tecnológica es casi total, es necesario hacerse un hueco en los canales 3.0.

El diseño de un plan de comunicación para cualquier evento profesional es imprescindible para determinar los mensajes que se irán lanzando progresivamente: antes, durante y después del evento. Para ello, lo primero que debemos definir son los objetivos, la imagen que queremos transmitir, el público objetivo y los canales que utilizaremos y cómo influirán en los mensajes.

Para conseguir presencia en los medios, se definirán una serie de acciones que deben ir en línea con la estrategia. Dichas acciones serán tanto informativas como publicitarias. Además, debemos tener en cuenta que en función del tipo de evento y la temática del mismo, siempre habrá un grupo de periodistas interesados en él y un sector más susceptible a publicar información.

Durante el evento, será el responsable de comunicación el encargado de recibir a los periodistas y ubicarlos en el lugar que se haya habilitado para prensa. Con todo ello, lo que se pretende es conseguir que nuestro evento y nuestra marca tenga mayor repercusión en los medios, una repercusión que debemos medir una vez finalizado el evento.

Hoy en día, las marcas son conscientes del potencial que tienen los canales sociales para transmitir a sus seguidores su filosofía de marca y los distintos eventos que realizan. Como en el caso de los medios tradicionales, para las redes sociales también se definirán una serie de acciones y mensajes que deberán ir alineados con la estrategia y encajar con los valores de marca de la empresa.

Es importante señalar que no en todas las redes se comunica de la misma manera ni con el mismo estilo, por lo que hay que adaptar los mensajes establecidos que queramos lanzar a las características de cada una de ellas. Las redes sociales ofrecen múltiples posibilidades de comunicación a las empresas y, además, permiten la participación en tiempo real de los usuarios, un factor valorado muy positivamente que les involucra directamente y les hace formar parte de la marca. La monitorización y medición de las acciones es imprescindible antes, durante y después del evento.

En la actualidad, lo más importante en la organización de un evento es generar experienciascapaces de aportar ese valor de marca añadido entre nuestros distintos públicos objetivos. Esto aportará un valor diferencial y ayudará a potenciar el engagement entre los grupos de interés de la empresa.

El objetivo más ambicioso para los profesionales del sector es conseguir aunar todos esos factores que se han mencionado en líneas anteriores: lograr que el target sienta la marca, que viva una experiencia de la cual se sienta parte y, además, maximizar lo posible el alcance de los mensajes, llegar al mayor número de personas posible y ser capaces de cuantificar y medir los resultados obtenidos. De todo ello dependerá el mayor o menor éxito de nuestro evento.