Si alguna vez has tenido que organizar un congreso sabrás que no es una tarea fácil. Para que un congreso salga a la perfección hay que tener en cuenta muchos detalles, y sobre todo, es fundamental ser exhaustivo con la coordinación.
Desde hace años, los eventos corporativos parecen haber superado la crisis, incrementando en más de un 10% su demanda. Por ello, actualmente se vive un momento de recuperación y también de transformación, lo que supone un gran reto para los organizadores. Las fórmulas y propuestas del pasado se han quedado obsoletas y el sector se ha renovado con demandas cada vez más innovadoras y afrontando retos más exigentes en los que la tecnología tiene un papel protagonista.
Aun así, hay algo que no ha cambiado, y es que dentro de los eventos corporativos, el congreso continúa siendo la estrella. Por eso, a continuación proponemos 10 pasos a seguir si el objetivo es organizar un congreso de éxito:
- La fecha es esencial. Es importante que a la hora de fijarla se haga con un calendario delante y se tenga en cuenta los festivos nacionales y locales, los partidos de fútbol, otros eventos del sector… El congreso no debe coincidir con otro evento relevante.
- El presupuesto y los patrocinadores. Antes de empezar a organizar el congreso se debe saber con qué presupuesto se cuenta y a qué se va a destinar: alquileres, alojamientos, desplazamientos… También hay que buscar una serie de patrocinadores. Estos sufragan determinados gastos del congreso y generan sinergias entre empresas de intereses comunes.
- El lugar. Este tercer paso es fundamental porque de él dependerán muchas otras cuestiones. A la hora de la elección se deben valorar las instalaciones, la ubicación, la disponibilidad, el aparcamiento, el transporte público, el equipo audiovisual… entre otras. El lugar marca el tipo de actividades y servicios extra que se pueden ofrecer, por eso cada vez más, es habitual encontrar espacios innovadores y alternativos que sorprendan al asistente.
- Los objetivos. Por qué se va a hacer y para qué. Esas dos preguntas son las que hay que hacerse antes de comenzar a organizar cualquier congreso. Se deben definir unos objetivos claros y reales y, además, consensuarlos con el equipo para seguir todos una misma dirección.
- La temática. Uno de los objetivos de las personas que acuden a un congreso es intercambiar y adquirir nuevos conocimientos con profesionales de su área. Por eso, elegir una temática atractiva y que genere interés en los asistentes es primordial.
- El programa. Supone la columna vertebral del congreso y no es tarea fácil planificarlo. Lo ideal es diseñar un programa variado, atractivo y dinámico que no sea pesado y permita la interacción entre los asistentes.
- Los ponentes. Su selección es fundamental para la calidad y credibilidad del contenido. Deben ser profesionales y referentes en el tema que se va a tratar, esto aumentará el interés por acudir al congreso.
- La tecnología. Si se sabe hacer un buen uso de ella puede ser una gran aliada. Los avances tecnológicos no solo permiten personalizar cada paso, sino que también facilitan los procesos de organización: inscripciones online, acreditaciones de participantes con aplicaciones de móvil, servicios wifis, retransmisión en streaming, uso de apps para difundir, etc.
- La estrategia de comunicación. El éxito o fracaso de un evento depende en gran medida de su comunicación. Hay que saber en todo momento qué se va a comunicar y cómo se va a hacer, definiendo cuáles son las mejores herramientas para ello, estableciendo un timming, construyendo una estrategia de difusión, ofreciendo contenidos interesantes, etc. Sin olvidar, la post-comunicación, para agradecer la asistencia y relatar lo más destacado del congreso.
- Consigue que sea una experiencia única. Y por último, pero no menos importante, conseguir que los asistentes vivan momentos inolvidables.Además de crear un valor diferencial y una conexión emocional que logre grabar los valores de tu marca en todos ellos.
Organizar un congreso es un proceso complejo que requiere mucho tiempo, además de creatividad, pro-actividad, eficiencia y una excelente capacidad de coordinación y comunicación. En definitiva, si se quiere lograr tener éxito se debe trabajar duro, dejar con buen sabor de boca a los asistentes y, sobre todo, con ganas de repetir.
