La organización de un evento es una tarea ardua que requiere de tiempo, mucho trabajo y coordinación entre todos los miembros del equipo. ¿Qué nos dirías si te decimos que existen multitud de programas que pueden hacer más sencilla la organización de tus eventos?
Hoy, desde Madison MK te recomendamos algunas herramientas digitales gratuitas (o de coste muy bajo) que te ayudarán a conseguir que tu evento sea un éxito. Pero antes de comenzar, recuerda que debes planificar tus eventos con antelación.
- Organiza a tu equipo
Una vez que has planificado tu evento, es el momento de asignar tareas a cada uno de los miembros del equipo. Trello es una herramienta gratuita que te permite olvidarte de las eternas ristras de correos electrónicos, de las hojas de cálculo obsoletas y de las notas que se traspapelan. Con él puedes asignar tareas y observar, con un solo vistazo, su progreso.
- Comunícate con tus asistentes
Un evento no existe sin sus asistentes, por lo que la comunicación con ellos es imprescindible. El envío masivo de e-mails es una de las acciones que no puede faltar en la organización de tu evento. La aplicación gratuita MailChimp te permite hacer envíos desde tu base de datos de usuarios, crear campañas y optimizar tus esfuerzos.
- Gestiona tus redes sociales
Las redes sociales son, en estos momentos, un canal de comunicación excelente para promocionar tu evento y conectar con asistentes potenciales. Herramientas como Hootsuite, que cuenta con una versión gratuita, te permiten programar tus mensajes, monitorizar las redes y tenerlas todas agrupadas en la misma plataforma.
- Monitoriza tu evento
Si quieres controlar lo que se dice sobre la organización de tu evento en redes sociales o internet, Socialmention es tu aliado. Esta herramienta busca y analiza lo que se está diciendo sobre tu evento en tiempo real. De esta forma, podrás descubrir también los hashtag o etiquetas que los usuarios asocian a tu marca.
- Gestiona los datos de tus asistentes
¿Estás cansado de las aburridas listas de Excel con las que contabilizas los asistentes a tu evento? Te presentamos SumaCRM. Entre esta y otras funcionalidades, esta aplicación te permite importar tus contactos desde Excel, Gmail y Outlook y organizarlos y ordenarlos en un solo clic.
- Controla el acceso a tu evento
Eventbrite Organizador es una app gratuita que te permite gestionar las acreditaciones e invitaciones de tu próximo evento: ver la venta de entradas, crear invitaciones, realizar el control de acceso, etc.
- Interacciona con tu público durante el evento
Es importante que durante tu evento generes un diálogo con los asistentes. Con #Livetweetapp puedes monitorizar lo que se dice sobre tu evento en redes sociales, moderarlo y proyectarlo en la pantalla.
- Factura y contabiliza tu evento
Una de las partes más importantes de la organización de un evento es el presupuesto y la facturación. Con Debitoor tienes la posibilidad de, por muy poco dinero, poder gestionar tú mismo la facturación y la contabilidad de los trabajos que han sido necesarios para sacar adelante tu evento.
Con la ayuda de estas herramientas ya estás listo para empezar a organizar tus eventos. Si necesitas ayuda, en Madison MK ofrecemos un servicio integral en la organización de eventos y estaremos encantados de echarte una mano para conseguir que tu evento sea todo un éxito.
