¿Te imaginas que después de meses organizando el evento más importante del año para tu empresa los equipos de audio no funcionan, no hay suficiente luz en la sala o no tienes suficientes butacas para todos los asistentes? Si no quieres cometer estos errores, sigue leyendo este post.
Como te venimos aconsejando en este blog, a la hora de organizar un evento, es importante no dejar nada a la improvisación. Una de las máximas que seguimos desde Madison en la organización de eventos es la planificación. Y precisamente, un aspecto imprescindible dentro de la planificación de un evento es la producción.
La producción de eventos engloba todas las gestiones previas al evento con el objetivo principal de preparar todos los recursos necesarios que lo componen. Es la parte que se encarga de la logística del mismo evento, desde los detalles más pequeños a los más grandes.
Si quieres que tu evento sea un éxito, es importante establecer desde un primer momento las necesidades específicas y calcular y prever los costes que supondrán.
La organización de un evento cuenta con tres frases necesarias: pre-producción, producción del evento y post-evento.
- Pre-producción:
Una vez que hemos definido los objetivos y el tipo de evento que vamos a organizar, debemos analizar y detectar las necesidades que pueden ir surgiendo para que el día del evento no falte ningún detalle. Es importante establecer una lista de materiales, servicios y productos necesarios y empezar con la contratación de los mismos.
Visita el lugar de celebración del evento y anota todo lo que necesitarás el día del evento. Como por ejemplo infraestructuras, montaje y desmontaje, seguridad, limpieza, sonido e iluminación, hospedaje, permisos, comunicación, y una larga lista de servicios que se requieren para el mismo evento.
Te aconsejamos que incluyas cada una de estas necesidades en un presupuesto global del evento, así te resultará más sencillo realizar un seguimiento de las mismas.
- Producción:
Tras analizar las necesidades del evento, el siguiente paso es coordinar al equipo técnico y humano que trabajará en la organización del evento. Debemos tener en cuenta que la producción no empieza y termina el mismo día del evento, sino que comienza una vez que se hayan detectado las necesidades y concluirá tras el desmontaje del espacio.
En esta fase llevaremos a cabo los diseños; la contratación de mobiliario, medios técnicos, azafatas y una empresa de transporte y montaje; y la producción de señaléticas, cartelería y merchandising, entre otras muchas necesidades.
Una vez que esté todo listo, ¡llega el momento del montaje! Para evitar que se nos eche el tiempo encima, es importante que comencemos unos días antes del evento.
Te recomendamos que realices varias pruebas con los equipos técnicos para detectar posibles errores y evitar contratiempos.
- Post-evento:
Una vez concluido el evento, nuestro trabajo no ha terminado. Es el momento de hacer todas las tareas inversas a las del montaje. Es decir, procederemos al desmontaje de equipos y materiales utilizados. También es el momento de encargarnos de los temas relacionados con la administración: pagos, informes finales, etc.
Si habéis organizado algún evento ya sabéis que los momentos previos y durante el evento son de mucho estrés, aun así, frente a tus invitados, ofrece una imagen de calma y seguridad. Y no olvides que siempre puedes contratar a una empresa de confianza que te ayude con todos los detalles de tu celebración como Madison MK ¡Suerte!
